United a decis să îşi modernizeze sistemul de job management pentru a creşte eficienţa agenţiei şi a integrat una dintre cele mai performante soluţii de software folosită de agenţiile de marketing şi publicitate, AD-IN-ONE. 81 de agenţii de publicitate şi marketing din 17 ţări, de pe 4 continente beneficiază de avantajele pe care le oferă platforma AD-IN-ONE.
De mai mult timp United a căutat o soluţie de job management care să rezolve într-un mod eficient fluxul de activităţi zilnice. Obiectivele agenţiei au fost să crească eficienţa în proiecte, să permită echipei să acceseze în timp real toate informaţiile de care are nevoie, să aibă în timp real rapoarte de profitabilitate a proiectelor si clienților, să îmbunătățească procesele de management al proiectelor mari, dar în același timp să găsească un instrument de planificare uşoară şi care să ducă spre zero ”haosul” din documente şi informaţii.
Proiectul a început la mijlocul anului 2015. Adoptarea unui sistem integrat de management al agenției semnifica la acel moment și un mod aparte de a aniversa cei 15 ani ai agenţiei. United a realizat o activitate intensă de documentare, evaluare şi în final, de selecţie a AD-IN-ONE (AIO) dintr-o listă scurtă de 3 companii furnizoare de software.
Implementarea a început cu un studiu ce a determinat cerinţele speciale ale agenţiei și liniile directoare de setare a sistemului. Această etapă a inclus şi instalarea şi setarea sistemului pentru câţiva angajaţi ai agenţiei pentru acomodarea cu noul mediu de lucru.
După câteva luni de teste, sistemul AIO a fost instalat pe toate staţiile de lucru (laptop-uri şi desktop-uri) din agenţie. Această etapă a inclus şi două zile de training-uri pentru toată agenţia, împreună cu doi experţi AIO.
Din mai 2016, agenţia a început să lucreze efectiv în noul sistem şi să implementeze toate activităţile în AIO.
”Prima dată am făcut cunoştinţă cu oamenii de la AIO în 2008, când ne-am întâlnit pentru o prezentare a acestei soluţii. Cu toate că ne-a atras atenţia, părea un sistem prea complex pentru nevoile noastre la acel moment. Între timp am început să utilizăm mai multe programe şi sisteme de management, iar ulterior a apărut în mod natural nevoia de integrare. Ne-am întors la AIO pentru că doream o soluţie care să ne ajute în managementul agenţiei, de la costuri și angajaţi, până la procesele de lucru şi la new business. Agenţia noastră este foarte atentă să creeze valoare şi excelență în tot ceea ce face, iar pentru aceasta este nevoie atât de viziune, cât şi de structură şi de un mod riguros de lucru, orientat spre calitate. AD-IN-ONE ne ajută să integrăm toate acestea.” – Dan Cîrstea, Managing Partner United
Sistemul AD-IN-ONE conține 14 module care au fost configurate în funcție de nevoile specifice ale United: de la modulul de oportunități, contacte, documente, joburi, trafic, pontaje, biblioteca creativă si knowledge base, la flux financiar, administrare a facturilor, bugetare și raportare. “Noi aducem talentul, AIO aduce disciplina! Ar trebui să fie cea mai bună “chimie!” a spus Dan Cîrstea.
“Suntem foarte bucuroși să urăm bun venit United în comunitatea AD-IN-ONE. Ne bucură să lucrăm cu o agenție dinamică, care oferă cu adevărat excelență în marketing pentru atâtea industrii, de la centre comerciale și real-estate, până la servicii financiare, B2B, turism și FMCG. Pe parcursul implementării, obiectivul principal a fost de a aduce pe un streamlive procedurile și să le oferim utilizatorilor un pistol puternic, care să îi ajute să controleze întregul ciclu de viață al unui proiect, în scopul de a păstra clienții fericiți și, de asemenea, pentru a fi siguri că proiectele sunt profitabile pentru agenție”, declară Libor Cerny, Managing Director AD-IN-ONE Europa.
