Succesul în afaceri depinde în mare măsură de modul în care știi să interacționezi cu partenerii, cu clienții și chiar cu proprii angajați, o bună comunicare fiind elementul cheie.
Întâlnirile de afaceri constituie una dintre ocaziile în care această interacțiune are un rol capital, pentru că încheierea unui contract sau a unei tranzacții importante poate depinde de modul în care organizezi un astfel de eveniment. Sunt o serie de aspecte de care trebuie să ții cont în organizarea unei întâlniri de afaceri, iar în cele ce urmează ți le vom prezenta pe cele mai importante dintre ele.
sursa foto
Informează-te dinainte în privința partenerilor de discuții
O întâlnire de afaceri nu se stabilește de azi pe mâine, ci are nevoie de o perioadă mai lungă de pregătire, în care trebuie să pui la punct fiecare detaliu. Mai întâi, este necesar să te documentezi dinainte asupra partenerului sau partenerilor de discuții, pentru că informația este esențială în afaceri. Încearcă să afli cât mai multe despre interlocutor și despre compania acestuia, identificând toate modalitățile în care puteți colabora.
Prezintă-ți propunerile într-un mod coerent și bine elaborat
Indiferent dacă te întâlnești cu un virtual partener de afaceri sau un viitor client, trebuie să ai elaborată o prezentare clară a ofertei pe care urmează să o propui. Pregătește niște mape de birou care să conțină documentația printată, în termeni clari și coerenți, iar pe lângă asta poți să apelezi și la o prezentare video sau în Powerpoint pentru a fi cât mai bine înțeles.
Fii punctual
Punctualitatea este un detaliu esențial atunci când ai o întâlnire importantă, așa că trebuie să faci tot posibilul să nu întârzii nici măcar un minut.
Din contră, încearcă să ajungi cu cel puțin un sfert de oră mai devreme la locul întâlnirii, pentru a face o ultimă verificare a detaliilor și a te asigura că totul este pregătit pentru meeting.
Nu acapara discuția și nu te pierde în detalii
Chiar dacă ți-ai pregătit un discurs bine pus la punct și vrei să-ți expui cât mai bine argumentele, trebuie să ai grijă să păstrezi un echilibru al discuției și să le dai și interlocutorilor tăi ocazia să se exprime.
În loc să te pierzi în detalii foarte amănunțite, prezintă doar aspectele esențiale și lasă-i pe interlocutori să-ți adreseze întrebări despre amănuntele care i-ar mai putea interesa.
De asemenea, dacă aceștia au ceva de spus, trebuie să fii și un bun ascultător, lăsându-i să-și termine expunerea fără a interveni pe parcurs.
Atenție la vestimentație!
Atunci când te întâlnești cu parteneri sau clienți noi, prima impresie contează foarte mult, de aceea e important modul în care te îmbraci. O ținută office este cea mai potrivită pentru astfel de ocazii.
Cu un costum, o cămașă și o pereche de pantofi din piele nu au cum să dai greș, iar dacă întâlnirea are lor într-un cadru ceva mai degajat, e mai potrivită o ținută business-casual. În acest caz, poți înlocui pantalonii de la costum cu o pereche de jeanși, dar nu foarte extravaganți, iar pantofii pot fi înlocuiți de o încălțăminte casual.
Oferă interlocutorilor mici cadouri
Partenerii de discuție vor fi plăcut impresionați dacă le vei face și mici cadouri, pe care le poți amplasa în dreptul lor încă de la începutul întâlnirii, sau le poți oferi la final.
O agendă elegantă cu coperți din piele, un pix sau un stilou personalizat nu sunt cadouri extravagante dar fac întotdeauna o bună impresie. De asemenea, le poți oferi interlocutorilor memory stick-uri personalizate pe care să fie incluse și materialele care au făcut subiectul întâlnirii.
Dacă te vei concentra foarte mult pe aceste detalii, poți fi sigur că întâlnirea va fi una de succes, iar interlocutorii vor fi încântați să faceți afaceri împreună.
