Pentru ca activitatea unei companii se justifica strict prin prezenta documentelor care o atesta, pastrarea actelor in deplina siguranta este nu doar o necesitate, ci si o obligatie ce face obiectul unui ordin legislativ. Astfel, arhivarea este reglementata prin Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, intrat in vigoare din data de 1 ianuarie 2016.
Atunci cand documentele sunt organizate si bine depozitate, accesul la acestea este facil si activitatea este una eficienta, fara timp pierdut pentru cautarea actelor sau a datelor necesare. De aceea, arhivarea documentelor este obligatorie si supusa unor reguli bine gandite.
In urma acestui ordin legislativ, metoda de pastrare a documentelor este lasata la latitudinea fiecarei companii in parte. Astfel, documentele pot fi arhivate clasic, pe suport de hartie, cat si electronic, ambele metode fiind supuse anumitor reguli de baza. De asemenea, fiecare metoda vine la pachet si cu o serie de avantaje si dezavantaje, in functie de specificul ei.
Avantajele arhivarii digitale:
1. Documentele sunt gestionate cu usurinta, pot fi localizate cu usurinta, la o simpla cautare, si pot fi consultate in orice moment. Arhivarea digitala se realizeaza cu ajutorul unor aplicatii de tip cloud, in care sunt pastrate documentele. Aceste aplicatii sunt, in anumite limite, gratuite, si pot beneficia si de sisteme de siguranta ce permit accesul strict persoanelor autorizate. Accesul restrans ajuta si la excluderea posibilitatii ca documentele sa fie accesate de persoane cu intentii rauvoitoare, din interiorul sau din afara companiei.
2. Nu este necesar un spatiu de depozitare dedicat, astfel cheltuielile cu chiria spatiului sunt considerabil reduse. De asemenea, eliminarea hartiei ajuta si la organizarea unui birou aerisit, modern si primitor, dedicat unei atmosfere productive.
3. Prin economisirea hartiei, companiile contribuie semnificativ la protejarea mediului, lucru tot mai necesar in viitor.
4. Documentele pot fi salvate in mai multe locatii digitale, eliminand astfel riscul de a fi deteriorate sau pierdute.
Dezavantajele arhivarii digitale:
1. Necesitatea cunostintelor stabile de operare a calculatorului.
2. Necesitatea achizitionarii anumitor echipamente ce permit scanarea, gazduirea si protejarea documentelor.
3. Necesitatea de a salva documentele in format digital pe mai multe platforme, tocmai pentru a nu se pierde.
Pentru ca grija pentru mediu este un subiect tot mai atent studiat in ultima perioada, dar si pentru ca este nevoie ca arhiva unei companii sa fie realizata corect si eficient, Arhivatorul.ro pune la dispozitia companiilor diferite pachete de arhivare, concepute pentru a atinge obiectivele cheie pe care orice companie le are. De asemenea, arhivarea in cadrul unei companii dedicate este atat de apreciata in ultima perioada si datorita faptului ca aceasta companie are resursele, spatiul si cunostintele necesare pentru a organiza si pastra documentele in deplina siguranta, conform cu legislatia in vigoare. Astfel, arhivarea digitala reuseste sa convinga tot mai multi antreprenori, mai ales prin colaborarea cu o companie dedicata.
