Find your $100k business idea in 10 days and get the first clients fast

Arta (si precizia) emailului

Valerica Dragomir

Pe o scala de a formalitatii in exprimarea scrisa care are la un capat faxul ministerial si la celalalt sms-ul, emailul e undeva pe la mijloc. Evident, conteaza mai mult cui i te adresezi decat prin ce canal de comunicare faci asta (da, am scris si sms-uri oficiale). Daca scrii prietenilor apropiati, formularea, exprimarea, punctuatia sunt nu neaparat facultative, dar mai relaxate, iar glumele „interne”, ale gastii, devin aproape obligatorii – ca sa continui sa fii simpatic, nu de alta.

Se intampla ca prin natura ocupatiei, majoritatea mailurilor pe care le scriu sunt de tip „fax ministerial”. Si reciproc, majoritatea pe care le primesc tot cam la fel. Iar intre cele scrise de mine si unele dintre mailurile primite, cred ca am acoperit cam tot ce se poate.

Asa ca am aproape o abordare academica despre scrisul mailurilor „de serviciu”.

Destinatarul (To):
evident ca nu poate lipsi; exista o exceptie pe care eu o folosesc adesea: cand trimiti mesajul unui numar mare de oameni, ale caror adrese le introduci in Bcc (din motive de Netiquette), in functie de clientul de mail campul To poate ramane liber. Outlook de exemplu completeaza automat cu adresa proprie.

In copie (Cc): aici se introduc adresele persoanelor care sunt doar informate in legatura cu continutul mailului. Conform Nettiquette aceste persoane nu sunt obligate sa iti raspunda la email, asa ca daca te astepti la un raspuns, mai bine adauga-le la destinatari.

Copie ascunsa (Bcc):
adresele din acest camp sunt ale acelor persoane pe care vrei sa le informezi despre continutul mesajului, dar nu vrei sa stie si ceilalti destinatari despre lucrul asta.

Nota bene: cand primesti un mesaj cu mai multi destinatari, regula spune ca trebuie sa le raspunzi tuturor (Reply to all). Daca esti in copie ascunsa la un mesaj, tine cont ca expeditorul nu vrea sa stie celelate persoane ca ai primit si tu mailul, asa ca e bine sa ii raspunzi doar lui.

Subiectul mesajului: e obligatoriu pentru ca ii da celuilalt o idee despre ce ii scrii si cateodata ajuta ca mailul sa nu fie trimis in „Spam” si trebuie sa exprime pe scurt dar cat de exact continutul mesajului, de ex: „Program vineri, 25 iunie”. Formulari de genul „Mergem si noi la un film maine seara pe la 8 jumate ?” ar trebui evitate in Subiect.

Formula de salut: nu o omite, chiar daca destinatarul iti este foarte cunoscut. Dupa formula de salut se pune intotdeauna virgula, nu punct sau semnul exclamarii.

Formulari acceptate si mai putin acceptate

  • „Buna Ioana” poate fi pentru prieteni, sau pentru cineva pe care il cunosti foarte putin dar iti este apropiat ca varsta;
  • „(Stimate) Domnule Ionescu” – pentru un oficial, o persoana pe care nu o cunosti, sau chiar pentru un prieten, atunci cand mesajul e oficial sau e adresat si altor persoane;
  • „Buna ziua” e foarte neutru si recomandabil pentru orice situatie; eu mai folosesc si „Ziua buna” cand ma adresez persoanelor cunoscute, dar care nu-mi sunt prieteni, totusi; nu merge totusi pana acolo cat sa scrii „Buna ziua !” – ca poate ii dai si o palma destinatarului;
  • „Ioana” sau „Domnule Ionescu” suna putin agresiv, dar pot fi acceptate;
  • „Stimate Domnule Valentin Ionescu” sau „Stimate Valentin Ionescu” sau chiar terbilul „Stimate Domnule Valentin” au aparenta unui mesaj automatizat, asa ca e mai bine sa le eviti.

Desi sunt rare situatiile in limba romana, dar pentru ca mi se intampla mie, recomand si celorlalti sa verifice genul persoanei careia i se adreseaza – apelativul „Domnule Dragomir” pe care l-am primit de suficiente ori imi creeaza o impresie foarte proasta despre cel care imi scrie.

Continutul

Majoritatea mailurilor pe eu care le scriu sunt lungi (4-5 paragrafe), pentru ca trebuie sa explic suficient de clar situatia sau proiectul asa incat destinatarul sa inteleaga despre ce e vorba si sa nu simta nevoia sa revina cu 12 intrebari intr-un alt mail. Pe de alta parte, daca am de trimis o prezentare de proiect de o pagina, o sa scriu doar 3 paragrafe in corpul mailului, iar restul il voi atasa intr-un document.

Deci 3 paragrafe e lungimea recomandata, daca te poti abtine. Lasa un rand liber intre ele, ca sa respire si cititorul si ca sa separi clar ideile.

Daca stii ca destinatarul isi citeste mailul pe mobil, scrie-i scurt si cuprinzator – nu va avea rabdare sa parcurga kilometri de text si e posibil nici sa nu poata citi documente atasate.
Poti sa folosesti alte fonturi/ culori pentru a sublinia idei principale, dar nu folosi mai mult de 2 fonturi sau 2 culori intr-un mesaj – arata neglijent, neprofesionist, chiar de-a dreptul neserios.

Gramatica, sintaxa si punctuatia nu sunt facultative, ci obligatorii. Exprima-te si formuleaza corect, foloseste litera mare si punct la inceput si respectiv sfarsit de propozitie. Ca in orice scrisoare, punctuatia „de sentiment” („?”, „!” si „?!”) trebuie folosita cu moderatie. Ca in orice text, virgulele trebuie folosite cu moderatie.

O mentiune speciala pentru „…” – pe care eu aproape ca le urasc. Daca in cele 3 paragrafe ale mailului tau ai de doua ori „…” – opreste-te si reformuleaza. In ce ma priveste, orice text pe care il citesc si e presarat cu infamele „trei puncte” ma convinge ca scriitorul e inarticulat, incoerent si in general nu stie ce vrea sa spuna prea clar. [Deja paragraful asta ma agaseaza vizual.]

De altfel, e de preferat sa folosesti fraze scurte si clare, fara prea multe atribute si calificative – nu oricine are timp si rabdare sa citeasca subtilitati sintactice si/ sau stilistice.

As mai adauga o recomandare: chiar daca nu esti un artist al cuvintelor, incearca sa pastrezi acelasi registru de exprimare. E greu de explicat, dau doar un exemplu: „aceasta chestie” – cele doua cuvinte sunt din „filme” diferite, poti sa zici ori „chestia asta” sau „aceasta problema”.

Formula de incheiere:
nu poate lipsi nici ea, in aceeasi masura ca si formula de salut. Poti sa folosesti ceva sec, tip fax ministerial „Cu stima” sau „Cu deosebita onoare”; dar mie mi se par foarte seci si chiar invechite. Eu folosesc „Toate cele bune”, „Numai bine”, „O saptamana usoara” „O zi placuta”, „Seara faina”, dupa caz.

Semnatura: pe asta era cat pe ce sa o uit si eu, si multi dintre cei care imi scriu mie mailuri chiar o uita. Nu e un pacat capital, dar daca destinatarul vrea sa dea de tine, de exemplu sa-ti spuna ca primesti sponsorizarea pe care o soliciti, n-ar fi frumos sa iti poata spune la telefon, repede ? Da, si eu ziceam la fel.

Am impresia ca aproape am facut un manual de „mailing”. Ce pot sa spun, am exercitiu.

Valerica lucreaza pentru o organizatie non-guvernamentala care reprezinta interesele companiilor romanesti din domeniul IT. Scrie pe blogul ei despre viata de zi cu zi, locurile pe care viziteaza si oamenii pe care ii intalneste. Cititi mai multe pe blog sau pe twitter. {mosloadposition user10}

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *